Veel ZZP’ers hebben een eenvoudige website met een contactformulier en misschien een nieuwsbrief. Toch verwerk je daarmee al persoonsgegevens. In dit voorbeeld zie je hoe een passende, beknopte privacyverklaring eruitziet.

Houd het bij wat je echt doet

Het voorbeeld begint met je naam, je KvK-nummer en een contactgegeven. Daarna volgt alleen wat van toepassing is: een ZZP’er hoeft geen blokken over webshops of ledenadministratie op te nemen.

Het contactformulier

Stuurt iemand een bericht via je formulier, dan verwerk je naam, e-mailadres en de inhoud van het bericht. Het voorbeeld vermeldt dat dit gebeurt op grond van je gerechtvaardigd belang om op vragen te reageren.

Offertes en opdrachten

Stuur je een offerte, dan leg je contact- en bedrijfsgegevens vast. Het voorbeeld koppelt dit aan de uitvoering van de overeenkomst en benoemt dat een offerte die niet tot een opdracht leidt, na verloop van tijd wordt verwijderd.

De fiscale bewaarplicht

Facturen en je administratie bewaar je zeven jaar. Het voorbeeld zet die termijn er duidelijk in, zodat een klant weet waarom je sommige gegevens langer houdt.

Je portfolio

Toon je werk van opdrachtgevers, dan staat in het voorbeeld dat je referenties alleen met toestemming publiceert. Zo voorkom je dat je per ongeluk gegevens van een klant deelt.

Overzicht: wat een ZZP’er meestal verwerkt

De meeste zelfstandigen hebben aan een compacte verklaring genoeg. Deze tabel laat zien welke blokken vrijwel altijd spelen en welke je gerust kunt weglaten.

Verwerking Speelt dit bij jou? Grondslag
Contactformulier Vrijwel altijd Gerechtvaardigd belang
Offertes en opdrachten Vaak Overeenkomst
Facturatie Altijd Wettelijke plicht (7 jaar)
Nieuwsbrief Soms Toestemming
Ledenadministratie / webshop Meestal niet Niet opnemen

Veelgemaakte fouten

Zelfstandigen denken vaak dat de AVG niet voor hen geldt, of kopiëren een verklaring van een groot bedrijf vol blokken die niet kloppen. Beide is onverstandig: te weinig schiet tekort, te veel wekt verwarring. Houd het bij wat je echt doet en wees concreet over je bewaartermijnen.

Aanpassen aan jouw situatie

Dit voorbeeld is een vertrekpunt. Met onze generator vul je je eigen gegevens in en schakel je precies de blokken in die bij jouw praktijk horen.