Een vereniging verwerkt meer gegevens dan je zou denken: leden, donateurs, vrijwilligers en vaak foto’s van activiteiten. De AVG geldt ook zonder winstoogmerk. In dit voorbeeld zie je hoe een vereniging dat netjes vastlegt.

De ledenadministratie

Het voorbeeld start met de ledenadministratie: naam, adres, e-mailadres en contributiegegevens. De grondslag is de uitvoering van het lidmaatschap, een vorm van overeenkomst.

Donateurs en giften

Voor donateurs legt het voorbeeld vast welke gegevens worden bijgehouden en hoe lang. Financiële gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar; overige donateurgegevens verwijder je zodra ze niet meer nodig zijn.

Vrijwilligers

Bij vrijwilligers kan een VOG aan de orde zijn. Het voorbeeld benoemt dat zo’n gegeven gevoelig is, apart wordt bewaard en alleen wordt verwerkt als het echt nodig is.

Foto’s van activiteiten

Voor herkenbare personen op foto’s vraag je toestemming. Het voorbeeld legt uit dat leden bezwaar kunnen maken en een foto kunnen laten verwijderen.

Wie toegang heeft

Het voorbeeld vermeldt dat alleen bestuursleden die de gegevens nodig hebben er toegang toe krijgen, en dat oude toegangen worden afgesloten als het bestuur wisselt.

Overzicht: verwerkingen in een vereniging

Een vereniging combineert vaak meerdere doelgroepen in één administratie. Deze tabel helpt je ze uit elkaar te trekken.

Doelgroep Gegevens Grondslag Bewaartermijn
Leden Naam, adres, contributie Overeenkomst (lidmaatschap) Duur lidmaatschap
Donateurs Naam, giften Overeenkomst / toestemming 7 jaar (financieel)
Vrijwilligers Contact, soms VOG Overeenkomst / wettelijke plicht Tot einde inzet
Foto’s activiteiten Herkenbare personen Toestemming Tot intrekking

Let op gevoelige gegevens

Verwerkt je vereniging gezondheidsgegevens (denk aan een sportclub) of gegevens over levensovertuiging, dan zijn dat bijzondere persoonsgegevens met strengere regels. Verzamel die alleen als het echt nodig is en bewaar ze apart en extra beveiligd.

Vertrouwen opbouwen

Een heldere verklaring laat leden en donateurs zien dat de vereniging zorgvuldig met gegevens omgaat. Gebruik het voorbeeld als basis en vul je eigen situatie aan.