“Hoe lang mag ik gegevens bewaren?” is een van de meestgestelde vragen over de AVG. Er is geen vaste tabel, maar wel een duidelijk principe: niet langer dan nodig. Zo maak je dat concreet.

Begin bij het doel

Bepaal per soort gegevens waarvoor je het nodig hebt en hoe lang dat doel duurt. Zodra het doel weg is, vervalt de reden om te bewaren.

Houd rekening met wettelijke termijnen

Sommige termijnen liggen vast. De fiscale bewaarplicht voor je administratie en facturen is zeven jaar. Voor die gegevens geldt dus een minimum.

Stel een termijn vast en leg die vast

Kies per gegevenssoort een concrete termijn en zet die in je privacyverklaring en verwerkingsregister. Een offerte die niet tot een opdracht leidt, ruim je bijvoorbeeld eerder op dan een factuur.

Verwijder of anonimiseer na afloop

Is de termijn voorbij, dan verwijder je de gegevens of anonimiseer je ze zo dat ze niet meer tot een persoon te herleiden zijn. Geanonimiseerde gegevens vallen niet meer onder de AVG.

Veelgebruikte termijnen als richtlijn

Soort gegeven Termijn Reden
Facturen & administratie 7 jaar Fiscale bewaarplicht
Basisgegevens onroerend goed 10 jaar Verlengde fiscale plicht
Sollicitaties 4 weken (of 1 jaar met toestemming) Niet langer dan nodig
Nieuwsbrief Tot uitschrijving Toestemming als grondslag
Offerte zonder opdracht Korte termijn Doel vervalt snel

Automatiseer waar het kan

Stel waar mogelijk een automatische opschoning in. Zo voorkom je dat oude gegevens jarenlang blijven slingeren omdat niemand eraan denkt.