Bewaartermijn

Een bewaartermijn is de periode waarin je persoonsgegevens mag bewaren. De AVG legt geen vaste termijnen op, maar het beginsel van opslagbeperking verbiedt om gegevens langer te bewaren dan nodig is voor het doel. Is het doel bereikt, dan verwijder of anonimiseer je de gegevens.

Zo bepaal je een termijn

1. Koppel elke soort gegeven aan een concreet doel.
2. Bepaal hoe lang dat doel duurt.
3. Houd rekening met wettelijke termijnen.
4. Leg de termijn of het criterium vast.
5. Verwijder of anonimiseer zodra de termijn verloopt.

Veelgebruikte Nederlandse termijnen

Zo zie je het in een voorbeeld

In onze voorbeelden staat het blok “hoe lang we bewaren” met concrete termijnen, zoals zeven jaar voor je administratie en “tot je je uitschrijft” voor de nieuwsbrief. Vul daar je eigen termijnen in.

Hoe stel je een bewaartermijn vast?

De AVG schrijft geen vaste termijnen voor, maar je mag gegevens niet langer houden dan nodig. Zo bepaal je je termijnen.

1. Koppel een doel aan elke gegevenssoort. Bepaal waarvoor je elk type gegevens nodig hebt en hoe lang dat doel speelt.
2. Houd wettelijke termijnen aan. Let op verplichte termijnen, zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor facturen.
3. Kies en documenteer een termijn. Leg per soort gegevens een concrete bewaartermijn vast.
4. Ruim op na afloop. Verwijder of anonimiseer gegevens zodra de termijn voorbij is, en benoem de termijnen in je privacyverklaring.