Een cursus- of e-learningplatform verwerkt inschrijf-, voortgangs- en betaalgegevens. In dit voorbeeld zie je hoe je dat beschrijft, inclusief de grondslag voor het bijhouden van resultaten.

Inschrijving en account

Het voorbeeld start met de gegevens die je bij inschrijving verzamelt: naam, e-mailadres en betaalgegevens. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

Voortgang en resultaten

Het bijhouden van voortgang en toetsresultaten hoort bij het cursustraject. Het voorbeeld beschrijft welke gegevens je vastlegt en waarom.

Certificaten

Certificaatgegevens mag je bewaren zolang een cursist de geldigheid moet kunnen aantonen. Het voorbeeld zet die termijn erin.

Cursuscommunicatie

Mails over de cursus zelf mogen op grond van de overeenkomst; voor losse marketing heb je toestemming nodig. Het voorbeeld maakt dat onderscheid.

Overzicht: verwerkingen op een cursusplatform

Van inschrijving tot certificaat: deze tabel laat zien welke gegevens een cursusplatform verwerkt en op welke grondslag.

Verwerking Gegevens Grondslag Bewaartermijn
Inschrijving Naam, e-mail, betaalgegevens Overeenkomst Duur cursusrelatie
Voortgang en toetsen Resultaten Overeenkomst Zolang relevant voor het traject
Certificaat Naam, datum, resultaat Overeenkomst Zolang geldigheid aantoonbaar moet zijn
Facturatie Betaalgegevens Wettelijke plicht 7 jaar
Marketingmail E-mailadres Toestemming Tot uitschrijving

Voortgang bijhouden mag, maar leg uit waarom

Cursisten vinden het normaal dat hun voortgang wordt gevolgd, maar de AVG vraagt dat je dat wel uitlegt. Beschrijf in je verklaring welke voortgangs- en resultaatgegevens je vastlegt, waarom (het uitvoeren van het cursustraject) en hoe lang. Zo blijf je transparant zonder cursisten te verrassen.

Bewaartermijnen

Betaalgegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar; overige gegevens van oud-cursisten verwijder je daarna. Pas het voorbeeld aan op je eigen platform.