Je medewerker is al acht weken ziek. De bedrijfsarts heeft een probleemanalyse opgesteld, het re-integratietraject loopt en het UWV vraagt om documentatie. Dus stuur je het volledige re-integratieverslag mee, inclusief de aantekeningen van de bedrijfsarts over de diagnose. Begrijpelijk, maar dit is precies waar het structureel misgaat: werkgevers die te veel informatie doorsturen, overtreden de AVG, vaak zonder dat ze het doorhebben.

De spanning tussen verzuimplicht en privacyrecht

Als werkgever heb je wettelijke verplichtingen rondom verzuim en re-integratie. Tegelijkertijd beschermt de AVG medische gegevens als bijzondere persoonsgegevens, de zwaarst beschermde categorie die er is. Die twee regels botsen regelmatig, en het is jouw verantwoordelijkheid om de juiste balans te vinden.

Het probleem in de praktijk: werkgevers denken dat het UWV alles mag inzien omdat het een overheidsinstantie is met een wettelijke taak. Dat klopt niet. Het UWV mag alleen de informatie ontvangen die nodig is voor zijn specifieke taak op dat moment. Meer niet.

Wat het UWV van jou mag vragen en de wettelijke grondslag

De juridische basis voor gegevensuitwisseling met het UWV ligt in drie wetten: de Wet WIA, de Ziektewet en de Arbowet. Die wetten omschrijven precies welke informatie de werkgever verplicht is aan te leveren en wanneer. Buiten die kaders heeft het UWV geen grondslag om gegevens te ontvangen, en jij als werkgever geen grondslag om ze te verstrekken.

Belangrijk: het UWV beoordeelt of de re-integratie-inspanningen voldoende zijn en of iemand recht heeft op een WIA-uitkering. Daarvoor heeft het functionele informatie nodig, niet medische. Het verschil tussen die twee is de kern van dit artikel.

Wat je wél mag en moet doorgeven per fase

Bij de ziekmelding (dag 1 tot week 6)

In de eerste weken meld je de uitval bij je arbodienst of bedrijfsarts. Naar het UWV stuur je in deze fase nauwelijks iets. Uitzondering: als je geen eigenrisicodrager bent voor de Ziektewet, hoef je überhaupt niet actief te melden aan het UWV. Doe je dat wel, beperk je dan tot naam, BSN, datum uitval en het gegeven dat er sprake is van arbeidsongeschiktheid. Geen verdere informatie over aard of oorzaak.

Tijdens het re-integratietraject (probleemanalyse, plan van aanpak, eerstejaarsevaluatie)

In deze fase stel je samen met de bedrijfsarts een re-integratiedossier op. Dit dossier bevat het plan van aanpak en voortgangsrapportages. Wat mag hierin staan als het UWV meekijkt of om inzage vraagt?

  • De functionele beperkingen van de medewerker (bijvoorbeeld: kan niet langer dan twee uur aaneengesloten zitten, kan niet meer dan tien kilo tillen).
  • De afgesproken re-integratiedoelstellingen en de voortgang daarop.
  • Welke aanpassingen zijn doorgevoerd op de werkplek of in taken.
  • Of er tweede spoor re-integratie loopt en waarom.

Wat er niet in staat: de diagnose, de naam van behandelende specialisten, medicijngebruik, psychiatrische of psychologische achtergrond, of andere medische details. Die informatie heeft het UWV niet nodig om de inspanningsverplichting te beoordelen.

Bij de WIA-aanvraag (week 87 tot 91)

Dit is het meest uitgebreide contactmoment. Je stuurt het re-integratieverslag op, dat bestaat uit het werkgeversdeel en het werknemersdeel. Het werkgeversdeel beschrijft de re-integratie-inspanningen: wat heb je gedaan, welke aanpassingen zijn gemaakt, waarom is tweede spoor gekozen of juist niet. Het werknemersdeel wordt door de medewerker zelf ingevuld.

Opnieuw geldt: functionele informatie ja, medische informatie nee. Het UWV vraagt soms door, maar dat geeft jou als werkgever nog geen toestemming om diagnoses of behandelinformatie te delen. Verwijs het UWV in dat geval naar de bedrijfsarts of het UWV-verzekeringsarts zelf.

Gegevens die je nooit mag doorgeven

Medische diagnoses zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Verwerking ervan is verboden, tenzij er een expliciete wettelijke uitzondering geldt. Die uitzondering bestaat voor de bedrijfsarts, niet voor jou als werkgever. Jij mag de diagnose dus niet weten van de bedrijfsarts en al helemaal niet doorgeven aan het UWV.

Houd dus de volgende gegevens altijd buiten het UWV-dossier: de naam of aard van de aandoening, resultaten van medisch onderzoek, informatie over psychische klachten of behandelingen, medicatiegebruik en verwijsbrieven of medische correspondentie. Verstuur je dit toch, dan loop je het risico op een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens, en daarmee ook op reputatieschade richting de medewerker.

De rol van de bedrijfsarts als filter

De bedrijfsarts is in dit systeem geen omweg of administratieve tussenstap en functioneert als gegevensverwerker van medische informatie. Hij is de wettelijk aangewezen professional die medische informatie vertaalt naar functionele beperkingen. Alleen hij mag de diagnose kennen en vervolgens omzetten naar informatie die jij als werkgever wel mag gebruiken.

In de praktijk betekent dit: de bedrijfsarts schrijft in de probleemanalyse dat iemand beperkt is in concentratie, niet dat iemand een burn-out heeft. Jij werkt met die functionele omschrijving. Het UWV ontvangt diezelfde functionele taal. Diagnoses blijven achter bij de bedrijfsarts, in zijn medisch dossier dat van de medewerker is.

Veelgemaakte fouten in de praktijk

De meest voorkomende fout is dat de diagnose toch in het re-integratieverslag terechtkomt, soms per ongeluk door een copy-paste uit de aantekeningen van de bedrijfsarts. Controleer het verslag altijd voordat je het opstuurt.

Een tweede fout is te gedetailleerde voortgangsrapportages. Een HR-medewerker schrijft soms uitgebreide verslagen van gesprekken met de zieke medewerker, inclusief persoonlijke omstandigheden, relatieproblemen of financiële stress. Die informatie hoort niet in een UWV-dossier en ook niet in het re-integratiedossier zoals de werkgever dat bijhoudt.

De derde fout is communiceren via gewone e-mail. Medische en re-integratiegerichte informatie is gevoelig genoeg om alleen via beveiligde kanalen te versturen. Stuur een re-integratieverslag niet als bijlage via een standaard Gmail of Outlook-account. Gebruik een beveiligde bestandsoverdracht of een verzuimplatform dat voldoet aan de AVG.

Je verzuimadministratie AVG-proof inrichten voor UWV-contact

Richt je personeelsdossier zo in dat medische informatie en functionele informatie fysiek of digitaal gescheiden zijn. De bedrijfsarts bewaart het medisch dossier. Jij bewaart het re-integratiedossier met alleen functionele gegevens, afspraken en voortgang. Geef alleen de medewerker zelf en de direct betrokken HR-medewerker toegang tot het re-integratiedossier.

Stel ook een bewaartermijn in. Re-integratiedossiers bewaar je niet langer dan nodig. Na afronding van de re-integratie of uitdiensttreding geldt in de meeste gevallen een bewaartermijn van twee jaar. Leg dit vast in je privacybeleid of je interne protocol voor verzuimbeheer.

Checklist: per UWV-contactmoment

Moment Wel aanleveren Nooit aanleveren
Ziekmelding (dag 1 tot week 6) Naam, BSN, datum uitval, feit van arbeidsongeschiktheid Aard of oorzaak van ziekte, diagnose
Probleemanalyse en plan van aanpak Functionele beperkingen, re-integratiedoelen, gemaakte aanpassingen Diagnose, behandeling, medische achtergrond
Eerstejaarsevaluatie Voortgang re-integratie, bijstelling doelen, tweede spoor of niet Persoonlijke omstandigheden, gespreksaantekeningen met medische details
WIA-aanvraag (week 87 tot 91) Re-integratieverslag (werkgeversdeel), overzicht inspanningen, functionele informatie Diagnose, naam behandelaar, medisch onderzoek, medicatie

Twijfel je tijdens het UWV-contact over wat je wel of niet mag aanleveren? Raadpleeg dan je bedrijfsarts of een AVG-adviseur voordat je documenten verstuurt. Het is beter om even te wachten dan om achteraf een AVG-schending te herstellen.

De grens is duidelijk: functionele informatie mag je doorgeven aan het UWV, medische informatie niet. Die grens voelt niet altijd intuïtief, maar hij is wel hard. De bedrijfsarts filtert wat jij te zien krijgt, en jouw dossier hoort alleen te bevatten wat je ook mag doorgeven. Controleer verslagen voordat je ze verstuurt, gebruik beveiligde kanalen en richt je administratie daar structureel op in. Zo voldoe je aan je re-integratieplicht zonder de AVG te schenden.