Start de generator Start →
Non-profit Gratis voorbeeld

Privacy policy vereniging of stichting - voorbeeld & generator

Opgesteld voor verenigingen en stichtingen die gegevens van leden, donateurs en vrijwilligers beheren.

Maak mijn privacy policy - gratis Bekijk de uitleg ↓
✓ Direct te downloaden
✓ PDF, Word & HTML
✓ Geen account nodig

Een vereniging of stichting verwerkt leden-, donateur- en vrijwilligersgegevens. Ook zonder winstoogmerk geldt de AVG. Dit voorbeeld past bij een sport-, hobby- of buurtvereniging.

De belangrijkste blokken, met voorbeeldtekst

Ledenadministratievoorbeeldtekst
Van leden verwerken wij naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer en het lidmaatschapsnummer, voor de ledenadministratie, de contributie en het verenigingsnieuws.
Verwerk je gegevens van kinderen, dan is toestemming van een ouder nodig.
Foto's van activiteitenvoorbeeldtekst
Tijdens activiteiten maken wij soms foto’s voor website en social media. Wil je niet herkenbaar in beeld, laat dit weten via [e-mailadres].
Plaats foto’s waarop leden herkenbaar zijn bij voorkeur met toestemming, en bied een manier om bezwaar te maken.
Vrijwilligersvoorbeeldtekst
Van vrijwilligers verwerken wij contactgegevens en, waar nodig, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Wij bewaren deze niet langer dan nodig.
Werk je met minderjarigen, dan is een VOG gebruikelijk. Bewaar de status, niet onnodig het hele document.
⚡
Liever meteen je eigen versie? Met de gratis generator vul je je eigen gegevens in en download je een privacyverklaring op maat als PDF, Word of HTML.

Hoe maak je een privacy policy voor je vereniging of stichting?

Een passende privacy policy voor je vereniging of stichting maak je zo, in een paar minuten met de gratis generator:

  1. Voer je gegevens in. Begin met je handelsnaam, je website, de naam van de verantwoordelijke en een e-mailadres waarop bezoekers je bereiken.
  2. Vink aan wat op jouw situatie past. Selecteer de blokken die bij jou horen: een contactformulier, nieuwsbrief, statistieken, cookies, betaalgegevens en meer. Net als in onze voorbeelden zie je per blok waarom het er staat.
  3. Laat de verklaring opbouwen. Op basis van je keuzes stelt de generator een verklaring samen die de AVG volgt, met de passende grondslagen en bewaartermijnen.
  4. Loop hem na en sla hem op. Lees de tekst kritisch na op jouw eigen situatie en download hem als HTML, Word of PDF, of kopieer hem in één klik.
  5. Publiceer en blijf bijwerken. Zet de verklaring op een vindbare plek op je site en pas hem aan zodra er iets verandert aan je gegevensverwerking.

Voorbeeld privacy policy voor vereniging of stichting

Dit is een voorbeeld ter inspiratie en geen juridisch advies. Pas de tekst aan op jouw situatie of laat hem controleren door een jurist.

1. Over deze verklaring

In dit voorbeeld lees je hoe de organisatie in dit voorbeeld omgaat met persoonsgegevens. In deze tekst noemen wij onszelf de verwerkingsverantwoordelijke: degene die bepaalt waarom en hoe jouw gegevens worden gebruikt. We werken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en lichten hieronder per onderdeel toe wat we verzamelen en waarom. Onze contactgegevens staan onderaan.

2. Welke gegevens komen langs

Een deel van de gegevens geef je zelf aan ons door, bijvoorbeeld via een formulier of een bestelling. Een ander deel ontstaat automatisch tijdens je bezoek, zoals je IP-adres, het apparaat waarmee je kijkt en de pagina's die je opent. Hieronder zie je per situatie welke gegevens dat precies zijn en met welk doel we ze gebruiken.

3. Ledenadministratie

Voor het lidmaatschap leggen we naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en de contributie vast. Die gegevens hebben we nodig om het lidmaatschap te regelen en leden op de hoogte te houden.

4. Donateurs en giften

Van donateurs bewaren we contact- en betaalgegevens, zodat we giften kunnen verwerken en, als je dat wilt, een bevestiging kunnen sturen.

5. Vrijwilligers

Van vrijwilligers houden we contactgegevens bij en, waar dat nodig is, gegevens voor een onkostenvergoeding of een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

6. Foto's van activiteiten

Op een activiteit worden soms foto's gemaakt. Die zetten we pas op de site of social media als we toestemming hebben, en bezwaar maken mag altijd.

7. Waarom we dit mogen (grondslagen)

Voor elke verwerking hebben we een geldige reden nodig die de AVG erkent. In de praktijk leunen wij op vier van de zes grondslagen: een overeenkomst die we met je sluiten, een wettelijke plicht waaraan we moeten voldoen, een gerechtvaardigd belang van onze kant, of jouw toestemming. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die op elk moment weer intrekken.

8. Wie de gegevens nog meer ziet

Verkopen doen we je gegevens nooit. We schakelen wel partijen in die ons helpen, denk aan een hostingbedrijf, een betaaldienst of e-mailsoftware. Zulke partijen verwerken gegevens in onze opdracht; daarmee leggen we de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst zodat alles vertrouwelijk en veilig blijft. Soms verplicht de wet ons om gegevens te delen, bijvoorbeeld met een toezichthouder.

9. Cookies

De site plaatst functionele cookies die nodig zijn om alles te laten werken. Analytische en marketingcookies zetten we pas in nadat jij daar toestemming voor geeft. Je beslissing kun je altijd herzien via de cookie-instellingen. Een uitgebreide uitleg vind je in ons aparte cookiebeleid.

10. Hoe lang we bewaren

We houden gegevens niet langer vast dan nodig is voor het doel waarvoor we ze kregen. Soms schrijft de wet een termijn voor, zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie. Is een termijn verstreken, dan verwijderen we de gegevens of maken we ze anoniem.

11. Hoe we gegevens beveiligen

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of toegang door onbevoegden. Denk aan een versleutelde (TLS-)verbinding, beperkte toegang voor medewerkers en tijdige updates. Vermoed je dat er iets misgaat? Laat het ons weten.

12. Jouw rechten op een rij

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten wissen. Daarnaast kun je de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens in een overdraagbaar bestand opvragen. Stuur je verzoek naar de contactgegevens hieronder; je hoort uiterlijk binnen vier weken van ons.

13. Vragen of een klacht

Heb je een vraag over dit voorbeeld of over wat wij met jouw gegevens doen, neem dan gerust contact op via de gegevens op onze site. Kom je er met ons niet uit, dan mag je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veelgestelde vragen

Specifiek voor vereniging of stichting

De vragen die wij het vaakst krijgen over privacy in deze categorie.

Geldt de AVG ook voor een vereniging zonder winstoogmerk?
Ja. De AVG geldt voor elke verwerking van persoonsgegevens, ongeacht of je winst maakt. Een ledenadministratie, donateurbestand of vrijwilligerslijst valt er volledig onder.
Mag ik foto's van activiteiten online zetten?
Voor herkenbare personen heb je in principe toestemming nodig. Vraag die bij inschrijving of ter plekke, en bied de mogelijkheid om bezwaar te maken en een foto te laten verwijderen.
Wat doe ik met gegevens van oud-leden?
Bewaar die niet langer dan nodig. Financiele gegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar; overige gegevens verwijder je na opzegging, tenzij er een gerechtvaardigd belang is om ze te houden.
Over dit voorbeeld

Een goede privacy policy voor vereniging of stichting

Wat hoort er in een goede privacy policy?

  • Ledenadministratie
  • Donateurs en giften
  • Vrijwilligers en VOG
  • Foto's en toestemming
  • Bewaartermijnen

Waarin verschilt dit van een algemeen voorbeeld?

Waar een generiek voorbeeld stopt, gaat dit verder: de ledenadministratie, donateurgegevens, de VOG voor vrijwilligers en de toestemming voor foto's bij activiteiten komen allemaal aan bod.

Klaar om je privacy policy te maken?

Beantwoord een paar vragen en download direct als PDF, Word of HTML.

Maak mijn privacy policy - gratis